Wspólnota mieszkaniowa to ogół właścicieli lokali w danym budynku, który z mocy prawa powstaje po wyodrębnieniu i sprzedaży pierwszego mieszkania. Zarządca nieruchomości to firma lub osoba fizyczna, która na podstawie umowy zajmuje się bieżącą administracją budynku - księgowością, przeglądami technicznymi, zleceniami napraw i rozliczaniem zaliczek. Podstawą działania obu instytucji jest ustawa o własności lokali z 24 czerwca 1994 roku.
Wspólnota mieszkaniowa - definicja i podstawa prawna
Wspólnota mieszkaniowa nie jest stowarzyszeniem ani firmą - to zbiorowość właścicieli lokali wyodrębnionych w jednym budynku, powstająca automatycznie, z mocy prawa, na podstawie art. 6 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Powstaje w momencie, gdy deweloper sprzeda i przeniesie w formie aktu notarialnego własność pierwszego lokalu w danej inwestycji - nie trzeba jej rejestrować, zgłaszać ani zakładać żadnej umowy. Wspólnota ma tzw. ułomną osobowość prawną: zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 2003 roku (III CZP 65/03) może pozywać i być pozywana, zaciągać zobowiązania, nabywać prawa do rzeczy ruchomych i nieruchomości oraz mieć własny rachunek bankowy, mimo że formalnie nie jest osobą prawną. Każdy właściciel lokalu automatycznie i obowiązkowo staje się jej członkiem - nie da się z niej wypisać, dopóki posiada się mieszkanie w budynku. Według szacunków rynkowych w Polsce funkcjonuje obecnie ponad 200 tysięcy wspólnot mieszkaniowych, od kilkulokalowych kamienic po osiedla liczące kilkaset mieszkań, budowane przez firmy takie jak Dom Development, Murapol, Robyg czy Atal.
Kiedy powstaje wspólnota w nowej inwestycji deweloperskiej
Przy zakupie mieszkania z rynku pierwotnego od dewelopera wspólnota powstaje dopiero po uzyskaniu pozwolenia na użytkowanie budynku i podpisaniu przez pierwszego nabywcę aktu przenoszącego własność lokalu - dopiero wtedy istnieje przedmiot odrębnej własności, z którym wiąże się udział we współwłasności gruntu i części wspólnych. Do tego momentu deweloper jest wyłącznym właścicielem całej nieruchomości i samodzielnie decyduje o jej zarządzie. Bezpośrednio po odbiorze technicznym mieszkania i podpisaniu aktu notarialnego to jednak zwykle nadal deweloper - lub wskazana przez niego firma - pełni funkcję zarządcy tymczasowego, dopóki nie zostanie zwołane pierwsze zebranie i powołany zarząd wybrany przez samych właścicieli. Ustawa o własności lokali nie narzuca sztywnego terminu na to przekazanie, ale w praktyce powinno nastąpić w ciągu 12 miesięcy od sprzedaży pierwszego lokalu, a nowi właściciele mają prawo żądać wcześniejszego rozliczenia zarządu tymczasowego z gromadzonych środków, w tym z zaliczek na fundusz remontowy w nowej inwestycji. Jeśli w tym okresie deweloper ogłosi upadłość, ustalenie, kto faktycznie odpowiada za zarząd tymczasowy i zgromadzone środki, bywa skomplikowane - szerzej opisujemy to w poradniku o tym, co się dzieje, gdy deweloper zbankrutuje.
Mała a duża wspólnota mieszkaniowa - kluczowe różnice
Ustawa o własności lokali różnicuje zasady funkcjonowania wspólnoty w zależności od liczby lokali w budynku. Granicą jest 7 wyodrębnionych lokali (art. 19 ustawy).
| Kryterium | Mała wspólnota (do 7 lokali) | Duża wspólnota (powyżej 7 lokali) |
|---|---|---|
| Podstawa prawna | Przepisy Kodeksu cywilnego o współwłasności | Pełna ustawa o własności lokali |
| Zarząd | Nie ma obowiązku powołania zarządu ani zarządcy | Obowiązkowy wybór zarządu lub zarządcy |
| Podejmowanie decyzji | Zgoda wszystkich lub większości udziałów (czynności zwykłe/przekraczające zwykły zarząd) | Uchwały większością głosów liczonych udziałami |
| Roczne sprawozdanie i zebranie | Nieobowiązkowe w formie ustawowej | Obowiązkowe, zwykle w I kwartale roku |
| Księgowość i rozliczenia | Prowadzone dowolnie przez współwłaścicieli | Prowadzone przez zarząd lub zarządcę wg planu gospodarczego |
W praktyce oznacza to, że w kamienicy z 5 mieszkaniami właściciele mogą samodzielnie ustalać zasady utrzymania budynku, nie zawierając żadnej sformalizowanej umowy o zarządzanie, natomiast osiedle z 40 czy 150 lokalami musi mieć zarząd lub zatrudnionego zarządcę i prowadzić pełną dokumentację finansową.
Zarządca nieruchomości - kto to jest i czym się zajmuje
Zarządca nieruchomości to podmiot - najczęściej wyspecjalizowana firma administrująca, rzadziej osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą - który na podstawie umowy o zarządzanie nieruchomością wspólną zajmuje się bieżącą administracją budynku w imieniu wspólnoty. Do 2014 roku zawód ten był regulowany: wymagał licencji państwowej wydawanej po zdanym egzaminie. Od 1 stycznia 2014 roku zawód zarządcy nieruchomości został zderegulowany i formalnie każdy może świadczyć takie usługi, jednak profesjonalne firmy zwykle legitymują się ubezpieczeniem OC zawodowym oraz przynależnością do organizacji branżowych, takich jak Polska Federacja Rynku Nieruchomości. Do zadań zarządcy należy między innymi prowadzenie księgowości wspólnoty, zlecanie i nadzorowanie napraw usterek w częściach wspólnych, organizowanie obowiązkowych przeglądów technicznych budynku (rocznych i pięcioletnich zgodnie z Prawem budowlanym), zawieranie umów z dostawcami mediów i firmami sprzątającymi, a także przygotowywanie corocznego planu gospodarczego i sprawozdania finansowego przedstawianego właścicielom na zebraniu.
Zarządca a zarząd wspólnoty - najczęstsze pomyłki
To dwa różne pojęcia, często mylone nawet przez samych właścicieli mieszkań. Zarząd wspólnoty to organ reprezentujący wspólnotę na zewnątrz i kierujący sprawami wspólnymi - wybierany uchwałą spośród właścicieli lokali (może być jedno- lub wieloosobowy) albo, w niektórych przypadkach, spoza ich grona. Zarząd podejmuje decyzje i reprezentuje wspólnotę w sądzie oraz wobec kontrahentów, ale sam zwykle nie wykonuje czynności administracyjnych na co dzień. Zarządca nieruchomości natomiast to podmiot zewnętrzny, zatrudniony przez zarząd (lub bezpośrednio przez właścicieli w małej wspólnocie) na podstawie odrębnej umowy cywilnoprawnej, który wykonuje bieżące, techniczne i księgowe czynności zarządu nieruchomością wspólną. Innymi słowy: zarząd decyduje, a zarządca realizuje te decyzje operacyjnie. W wielu mniejszych wspólnotach funkcję zarządcy pełni bezpośrednio zarząd, bez zatrudniania zewnętrznej firmy, natomiast w dużych osiedlach niemal zawsze angażuje się profesjonalnego zarządcę, ponieważ zakres obowiązków - od rozliczeń funduszu remontowego po nadzór nad windami i instalacjami - przekracza możliwości czasowe wybranych społecznie członków zarządu.
Ile kosztuje zarządca nieruchomości - zaliczki i opłaty
Właściciele lokali finansują działanie wspólnoty i pracę zarządcy z dwóch głównych źródeł: zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek na fundusz remontowy. Wysokość obu ustala uchwałą samo zebranie właścicieli, biorąc pod uwagę wielkość udziału każdego lokalu w nieruchomości wspólnej.
| Składnik opłaty | Orientacyjna stawka miesięczna | Na co przeznaczana |
|---|---|---|
| Zaliczka na koszty zarządu | ok. 3-8 zł/m² (Warszawa, Kraków wyżej) | Wynagrodzenie zarządcy, media części wspólnych, sprzątanie, ochrona, ubezpieczenie |
| Fundusz remontowy | ok. 1-3 zł/m² | Remonty dachu, elewacji, windy, instalacji w dłuższej perspektywie |
| Wynagrodzenie zarządcy (element kosztów zarządu) | ok. 8-25 zł od lokalu miesięcznie lub ryczałt | Usługa administracyjna i księgowa świadczona przez firmę zarządzającą |
Stawki różnią się istotnie między miastami - w centrum Wrocławia czy Poznania zaliczki bywają wyższe niż w mniejszych miejscowościach, głównie ze względu na koszty ochrony, wind i standardu części wspólnych w nowych inwestycjach z dodatkowymi udogodnieniami, takimi jak sale co-workingowe czy tereny zielone. Warto pamiętać, że zaliczka na koszty zarządu i fundusz remontowy to zupełnie inne pozycje niż udział w gruncie i częściach wspólnych, choć obie wielkości - opłata i udział - są ze sobą powiązane proporcją powierzchni lokalu.
Jak wybrać zarządcę nieruchomości - na co zwrócić uwagę
- Sprawdź referencje z innych zarządzanych nieruchomości i opinie obecnych klientów firmy.
- Zweryfikuj, czy zarządca posiada aktualną polisę OC na wypadek błędów w zarządzaniu środkami wspólnoty.
- Poproś o wzór umowy o zarządzanie i sprawdź zakres obowiązków oraz okres wypowiedzenia (zwykle 1-3 miesiące).
- Zwróć uwagę na transparentność rozliczeń - dostęp online do konta wspólnoty, faktur i uchwał.
- Ustal, czy w cenę wliczone jest prowadzenie zebrań, przygotowanie planu gospodarczego i obsługa zgłoszeń awarii 24/7.
- Unikaj klauzul niedozwolonych w umowie - wzorce takich postanowień bywają przedmiotem interwencji UOKiK.
Prawa i obowiązki właściciela lokalu we wspólnocie
Każdy właściciel lokalu ma prawo uczestniczyć w corocznym zebraniu wspólnoty, które zgodnie z ustawą powinno odbyć się nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku, głosować nad uchwałami proporcjonalnie do posiadanego udziału oraz wglądu do dokumentacji finansowej i księgowej wspólnoty. Ma też prawo zaskarżyć uchwałę do sądu w terminie 6 tygodni od dnia jej podjęcia, jeśli uważa ją za niezgodną z prawem lub naruszającą jego interes. Do podstawowych obowiązków należy terminowe opłacanie zaliczek na koszty zarządu i fundusz remontowy, utrzymywanie własnego lokalu w należytym stanie technicznym oraz udostępnianie go zarządcy w razie awarii instalacji wspólnych, na przykład pionu kanalizacyjnego czy centralnego ogrzewania - tego rodzaju usterki bywają też przyczyną, dla której warto wiedzieć, co robić, gdy dojdzie do zalania mieszkania przez sąsiada. Wysokość udziału w nieruchomości wspólnej, decydująca o sile głosu i wysokości opłat, wynika wprost z proporcji powierzchni użytkowej lokalu do sumy powierzchni wszystkich lokali w budynku i jest ujawniona w księdze wieczystej nieruchomości - warto to sprawdzić jeszcze przed zakupem mieszkania.
Najczęściej zadawane pytania
Czy każdy właściciel mieszkania musi należeć do wspólnoty?
Tak. Członkostwo we wspólnocie mieszkaniowej powstaje automatycznie z chwilą nabycia własności lokalu i trwa dokładnie tak długo, jak długo dana osoba pozostaje właścicielem - nie da się z niego zrezygnować ani wypisać bez sprzedaży mieszkania.
Czy wspólnota mieszkaniowa musi zatrudnić zarządcę?
Nie zawsze. W małych wspólnotach liczących do 7 lokali nie ma takiego obowiązku - właściciele mogą zarządzać nieruchomością samodzielnie na zasadach współwłasności. W dużych wspólnotach powyżej 7 lokali konieczny jest zarząd, który może, ale nie musi, zatrudnić zewnętrznego zarządcę.
Kto zarządza budynkiem, zanim powstanie wspólnota?
Do chwili wyodrębnienia i sprzedaży pierwszego lokalu całą nieruchomością zarządza wyłącznie deweloper. Po sprzedaży pierwszego mieszkania powstaje wspólnota, ale zarząd tymczasowy nadal sprawuje zwykle deweloper lub wskazana przez niego firma, do czasu pierwszego zebrania właścicieli.
Czym różni się fundusz remontowy od zaliczki na koszty zarządu?
Zaliczka na koszty zarządu pokrywa bieżące, powtarzalne wydatki - sprzątanie, prąd na klatce, wynagrodzenie zarządcy. Fundusz remontowy to odrębne środki gromadzone z myślą o przyszłych, kapitałochłonnych remontach, jak wymiana dachu, elewacji czy windy.
Czy zarządca nieruchomości musi mieć licencję?
Nie. Od 1 stycznia 2014 roku zawód zarządcy nieruchomości jest zderegulowany i nie wymaga państwowej licencji. Warto jednak wybierać podmioty z ubezpieczeniem OC i doświadczeniem potwierdzonym referencjami.
Zrozumienie różnicy między wspólnotą mieszkaniową a zarządcą nieruchomości pozwala świadomie negocjować warunki umowy o zarządzanie i kontrolować wysokość opłat już od pierwszych miesięcy po odbiorze lokalu. Warto też zawczasu sprawdzić, na co zwrócić uwagę w umowie deweloperskiej, ponieważ zapisy dotyczące zarządu tymczasowego i rozliczenia zaliczek często decydują o tym, jak sprawnie nowa wspólnota przejmie zarządzanie budynkiem po odbiorze pierwszych lokali.
